Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 1 maart 2026
1. Wie wij zijn
“EC261 Claim”, “wij”, “ons” of “onze” verwijst naar New North Digital B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht naar Nederlands recht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 96506792, met statutaire zetel in Groningen, Nederland, handelend onder de handelsnaam EC261 Claim.
Wij helpen vliegtuigpassagiers hun rechten uit te oefenen op grond van EU-Verordening 261/2004 door hen te begeleiden bij het proces van het indienen van een compensatieclaim. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven.
U kunt ons bereiken via:
- EC261 Claim
- Oosterhamrikkade 22a
- 9714 BC Groningen, Nederland
- E-mail: info@ec261claim.com
- Website: ec261claim.eu
Wij zijn op grond van artikel 37 van de AVG niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.
De Autoriteit Persoonsgegevens is onze leidende toezichthoudende autoriteit.
2. Welke gegevens wij verzamelen en waarom
Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn om onze dienst te verlenen. Hieronder vindt u een overzicht per categorie.
2.1 Accountgegevens
| Gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Voornaam, achternaam | U identificeren, communicatie personaliseren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| E-mailadres | Inloggen op uw account, claimupdates, transactionele e-mails | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Wachtwoord (gehasht) | Beveiligde toegang tot uw account | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
2.2 Claimgegevens
| Gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Vluchtgegevens (vluchtnummer, datum, route, luchtvaartmaatschappij) | Beoordelen van de aanspraak, opstellen van claimbrieven | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Verstoringgegevens (type, duur, redenen) | Bepalen van het compensatiebedrag en de rechtsgrondslag | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Situatiebeschrijving (vrije tekst) | Ondersteuning van de claim in correspondentie met de luchtvaartmaatschappij | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Boekingsreferentie | Identificatie van de boeking bij de luchtvaartmaatschappij | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
2.3 Facturatie- en betalingsgegevens
| Gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Naam, adres, postcode, woonplaats, land | Facturatie, juridische correspondentie | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) / Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, sub c, AVG) |
| Bedrijfsnaam, btw-nummer (indien van toepassing) | B2B-facturatie, EU-verlegging van btw | Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, sub c, AVG) |
| Betalingstransactiegegevens (bedrag, status, betaalmethode) | Betalingen verwerken, terugbetalingen uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
Betaalkaartgegevens worden rechtstreeks op de pagina van de betalingsverwerker ingevoerd en worden nooit op onze servers opgeslagen.
2.4 Gegevens van medepassagiers
Indien u een claim indient namens medepassagiers, verzamelen wij de volgende gegevens van elke medepassagier via een beveiligd autorisatieportaal:
| Gegevens | Doel | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
| Voornaam, achternaam | Identificatie van de passagier in de claim | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Adres (optioneel) | Opname in claimdocumentatie indien nodig | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| Digitale handtekening | Juridische machtiging om namens hen te handelen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
| E-mailadres | Verzending van de autorisatielink | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) |
2.5 Geüploade documenten
U kunt ondersteunende documenten uploaden, zoals instapkaarten, boekingsbevestigingen, correspondentie met de luchtvaartmaatschappij en identiteitsdocumenten. Deze worden veilig opgeslagen en uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van uw compensatieclaim.
2.6 Gegevens van het partnerprogramma
Indien u zich aanmeldt voor ons partnerprogramma (affiliate), verzamelen wij uw naam, e-mailadres, website-URL en een beschrijving van hoe u onze dienst wilt promoten. Deze gegevens worden gebruikt voor het beheer van de samenwerking.
2.7 Cookie-toestemmingsregistratie
Wanneer u onze cookiebanner gebruikt, registreren wij uw keuze (accepteren/weigeren/aangepast), een gehashte versie van uw IP-adres (SHA-256, ingekort), uw landcode en een ingekorte user-agentstring. Dit is noodzakelijk om AVG-conforme toestemmingsregistratie aan te tonen.
2.8 Is het verstrekken van gegevens verplicht?
Het verstrekken van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om gebruik te maken van onze dienst. Zonder deze gegevens kunnen wij geen account aanmaken, uw claim verwerken of correspondentie namens u opstellen. U bent nooit verplicht uw gegevens te verstrekken, maar als u ervoor kiest dit niet te doen, zijn wij mogelijk niet in staat de dienst te verlenen.
3. Rechtsgrondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens op de volgende rechtsgrondslagen:
- Uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, sub b, AVG) — Verwerking die noodzakelijk is om de door u gevraagde dienst te verlenen, waaronder claimverwerking, het opstellen van correspondentie, betalingsafhandeling en accountbeheer.
- Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, sub c, AVG) — Verwerking die wettelijk vereist is, zoals het bewaren van financiële gegevens voor Nederlandse/EU-belastingdoeleinden en het bijhouden van toestemmingsregistraties voor AVG-naleving.
- Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, sub f, AVG) — Verwerking waarbij wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang hebben dat niet zwaarder weegt dan uw rechten. Specifiek:
- Affiliate-verwijzingsregistratie — om commissies toe te wijzen aan onze partners.
- Fraude- en misbruikpreventie — om de integriteit van ons platform te beschermen en misbruik op te sporen.
- Dienstverbetering — om te begrijpen hoe ons platform wordt gebruikt en de gebruikerservaring te verbeteren (uitsluitend met geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens).
- Toestemming (art. 6, lid 1, sub a, AVG) — Analytische en marketingcookies worden pas geplaatst nadat u uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken via de cookie-instellingen in de voettekst van onze website.
4. Cookies en tracking
4.1 Cookies die wij plaatsen
| Cookie | Doel | Categorie | Duur |
|---|---|---|---|
| Authenticatiecookies | U veilig ingelogd houden | Noodzakelijk | Sessie |
| Landdetectie | Bepalen of de cookiebanner moet worden getoond | Noodzakelijk | 24 uur |
| Taalvoorkeur | Uw taalinstelling onthouden | Noodzakelijk | 1 jaar |
| Affiliate-verwijzing | Affiliate-verwijzingen registreren voor commissietoewijzing | Functioneel | 60 dagen |
4.2 Lokale opslag
| Sleutel | Doel | Categorie |
|---|---|---|
| Conceptclaimgegevens | Uw voortgang in de claimwizard opslaan zodat u uw werk niet verliest | Noodzakelijk |
| Cookie-toestemmingsvoorkeuren | Uw cookiekeuzes onthouden | Noodzakelijk |
| Anoniem bezoeker-ID | Koppeling van uw toestemmingsregistratie (nooit verbonden met uw identiteit) | Noodzakelijk |
4.3 Analytische en marketingcookies
Als u toestemming geeft, gebruiken wij analysetools om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij implementeren Google Consent Mode v2, wat inhoudt:
- Analytische en advertentiecookies worden standaard geblokkeerd totdat u uitdrukkelijke toestemming geeft.
- Als u cookies weigert of geen toestemming geeft, worden er geen analytische of marketinggegevens verzameld.
- U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen via de link naar cookie-instellingen in de voettekst van onze website.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is om onze dienst te verlenen of om te voldoen aan de wet. Wij verkopen uw gegevens niet. Wij kunnen uw gegevens verstrekken aan de volgende categorieën ontvangers:
| Categorie | Gedeelde gegevens | Doel | Locatie |
|---|---|---|---|
| Luchtvaartmaatschappijen | Namen van passagiers, vluchtgegevens, claimgegevens, geüpload bewijsmateriaal | Het indienen van uw compensatieclaim | Verschilt per luchtvaartmaatschappij |
| Betalingsverwerker | E-mailadres, betalingsbedrag, claimreferentie | Veilige verwerking van betalingen | Europese Unie |
| E-maildienstverlener | E-mailadres, naam, claimgerelateerde inhoud in e-mails | Verzending van transactionele en dienstgerelateerde e-mails | EU/VS (gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework) |
| Hosting- en infrastructuurproviders | Alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform (database, bestandsopslag, websitelevering) | Hosting en exploitatie van het platform | EU / Wereldwijd CDN |
| Analyseprovider (alleen met toestemming) | Geanonimiseerde gebruiksgegevens | Inzicht in hoe bezoekers de website gebruiken | EU/VS (gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework) |
| EU-btw-validatiedienst | Btw-nummer (indien opgegeven) | Validatie van EU-btw-nummers | Europese Unie |
Wij hebben verwerkersovereenkomsten gesloten met al onze verwerkers. Op verzoek kunnen wij de namen van de specifieke verwerkers die wij inschakelen, verstrekken.
6. Internationale gegevensoverdrachten
Sommige dienstverleners waarmee wij samenwerken zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, waarborgen wij een passend beschermingsniveau door middel van een of meer van de volgende waarborgen:
- De ontvanger is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie).
- Standaardcontractbepalingen (SCC’s) goedgekeurd door de Europese Commissie op grond van artikel 46, lid 2, sub c, AVG.
- De ontvanger is gevestigd in een land waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen.
U kunt een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen door contact met ons op te nemen.
7. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij hanteren een gelaagd bewaarbeleid om de hoeveelheid persoonsgegevens die wij bewaren te minimaliseren:
| Gegevens | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Conceptclaims (niet betaald) | 60 dagen na laatste activiteit | Gebruikers de mogelijkheid geven om verder te gaan; verwijderen bij inactiviteit |
| Inactieve betaalde claims (zelfservice) | Tot 6 maanden inactiviteit, daarna gesloten | Balans tussen dienstverplichting en dataminimalisatie |
| Geüploade documenten (instapkaarten, ID’s, etc.) | 90 dagen na sluiting van de claim | Niet meer nodig zodra de claim is afgehandeld |
| Communicatie-inhoud (e-mailberichten) | 90 dagen na sluiting van de claim | Inhoud wordt gewist; metadata (datums, onderwerpen) wordt bewaard voor audit |
| Contactgegevens van passagiers (e-mail, adres) | 90 dagen na sluiting van de claim | Niet meer nodig; namen worden bewaard bij de machtiging |
| Machtigingsdocumenten van passagiers | 7 jaar na sluiting van de claim | Bewijs van toestemming; in lijn met fiscale bewaarplicht |
| Betalings- en factuurdossiers | 7 jaar na sluiting van de claim | Nederlandse/EU-belastingwetgeving (fiscale bewaarplicht) |
| Audittrail van claims (gebeurtenissenlog) | 7 jaar (geanonimiseerd) | Juridische en operationele auditvereisten |
| Accountgegevens van gebruikers | Totdat u verwijdering aanvraagt | U blijft onze klant; nodig voor inloggen en toegang tot claims |
Voordat documenten worden verwijderd (90 dagen na sluiting), sturen wij u een notificatie-e-mail met de mogelijkheid om een samenvatting van uw claim te downloaden.
8. Uw rechten
Op grond van de AVG hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Inzage (art. 15) — Een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
- Rectificatie (art. 16) — Ons verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.
- Wissing (art. 17) — Ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen, met inachtneming van wettelijke bewaarverplichtingen.
- Beperking van de verwerking (art. 18) — Ons verzoeken de verwerking van uw gegevens in bepaalde omstandigheden tijdelijk te staken.
- Gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) — Uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
- Bezwaar (art. 21) — Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Wij zullen de verwerking staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben.
- Intrekking van toestemming (art. 7) — Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming (bijv. analytische cookies), kunt u deze te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u ons e-mailen op info@ec261claim.com. Wij reageren binnen 30 dagen. Als wij meer tijd nodig hebben, informeren wij u over de reden en de verlenging (maximaal twee extra maanden).
U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
- Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl
9. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- Alle gegevens worden verzonden via HTTPS (TLS-versleuteling tijdens transport).
- Wachtwoorden worden gehasht en nooit als platte tekst opgeslagen.
- Toegang tot de database wordt beperkt door middel van beveiligingsbeleid op rijniveau — gebruikers hebben alleen toegang tot hun eigen gegevens.
- Geüploade documenten worden opgeslagen in een beveiligde opslagomgeving met toegangscontroles.
- Beheerderstoegang is beperkt tot geautoriseerd personeel met rolgebaseerde machtigingen.
- IP-adressen in toestemmingsregistraties worden vóór opslag gehasht.
- Geautomatiseerde bewaarprocessen verwijderen gevoelige gegevens na vastgestelde termijnen.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Ons systeem voert een geautomatiseerde geschiktheidscontrole uit wanneer u uw vluchtgegevens indient. Deze beoordeling bepaalt of uw vluchtverstoring waarschijnlijk in aanmerking komt voor compensatie op grond van EU-Verordening 261/2004 en schat het compensatiebedrag. Dit is gebaseerd op openbaar beschikbare vluchtgegevens (routeafstand, type verstoring, kennisgevingsperiode) en omvat geen profilering. Er wordt geen besluit met juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen uitsluitend genomen op basis van geautomatiseerde verwerking. U kunt uw claim indienen ongeacht de uitkomst van de geautomatiseerde beoordeling.
11. Kinderen
Onze dienst is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u van mening bent dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en wij zullen deze verwijderen.
12. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij stellen u op de hoogte van belangrijke wijzigingen per e-mail of door een melding op onze website weer te geven. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen.
13. Contact
Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:
- EC261 Claim
- Oosterhamrikkade 22a
- 9714 BC Groningen, Nederland
- E-mail: info@ec261claim.com
- Website: ec261claim.eu/contact
Klaar om te claimen?
Kijk in 2 minuten of je recht hebt. Je betaalt alleen als je verder wilt.
Check je vlucht